Los instrumentos de gestión Municipal son documentos técnicos, normativos, que contienen disposiciones técnico, administrativas que sirven para organizar a la municipalidad. En los 100 primeros días, seguramente, no se va poder reformular o elaborar todos los instrumentos de gestión, sin embargo se necesita un diagnóstico de la situación de estos documentos y comenzar la reformulación o elaboración de los más importantes para el arranque de la gestión.
EVALUACION DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTION
Encargar la recopilación de todos los instrumentos de gestión existentes, revisarlos y tener un breve diagnóstico para formular una propuesta de actualización o elaboración, incluyendo el presupuesto para este fin.
ASESORIA DE EXPERTOS
Formular términos de referencia para contratar instituciones o consultores especializados para la actualización o elaboración de los instrumentos de gestión. Se recomienda encargar esta tarea a un comité de actualización de instrumentos de gestión, para el monitoreo de la ejecución. Es recomendable que los funcionarios de las áreas involucradas participen como observadores y provean información.
INSTRUMENTOS DE GESTION LOCAL
De las competencias y funciones específicas de los Gobiernos Locales se pueden destacar los instrumentos con los que debe contar la municipalidad para ejercer dichas competencias. Los hemos agrupado en instrumentos municipales de gestión local – para acciones orientadas hacia la comunidad – e instrumentos de gestión institucional – orientados al fortalecimiento de sus capacidades.
Los principales Instrumentos de Gestión Local son:
- Plan de Desarrollo Municipal Concertado – PDC
- Presupuesto Participativo Municipal – PPM
- Presupuesto Inicial de Apertura – PIA
- Plan de Acondicionamiento Territorial Provincial
- Plan de Desarrollo Urbano
- Plan de Desarrollo Rural
- Plan de Desarrollo de Asentamientos Humanos
- Plan Integral de Desarrollo Sustentable
- Plan de renovación Urbana
- Esquema de Zonificación de Áreas Urbanas
- Catastro Municipal
Algunos de estos instrumentos han sido incorporados por la legislación, por lo que tienen gran vigencia y mucha atención de las instituciones de control. Su alta importancia proviene de la incorporación de la sociedad civil en la gestión, lo que les otorga alta sensibilidad ante los vecinos.
a.- Plan de Desarrollo Municipal Concertado (PDC)
Con un horizonte razonable de 10 años, es el primer referente para la gestión local de la Municipalidad. Comprende una visión de futuro declarada entre las autoridades y la comunidad, la misión que debe asumir la municipalidad y los objetivos estratégicos, que se expresan en ideas de inversión o proyectos.
b.- Presupuesto Participativo Municipal
Se formula y se ejecuta anualmente, está constituido por el presupuesto de las ideas de inversión municipal – priorizadas por la municipalidad y la sociedad civil – a través de los Concejos de coordinación Local.
Es muy importante que los ciudadanos comprendan que el Presupuesto Participativo (PP) nace del Plan de Desarrollo Concertado (PDC) y que debe ser el instrumento financiero del Plan. La ley establece que los proyectos que se debatirán en el presupuesto participativo deben haber sido considerados previamente y estar declarados en el PDC.
c.- Plan de Gobierno Municipal (4 años)
Este documento no está en las normas, pero expresa los lineamientos y acciones prioritarias y los compromisos asumidos por el gobierno local con la comunidad durante la campaña electoral. Comprender las metas a lograr y sobre todo el modo de concretarlas.
d.- Presupuesto Inicial de Apertura
Documento de Gestión Pública donde se programan, formulan y aprueban los fondos y gastos públicos, que se ejecutaran en un ejercicio presupuestario ( 1 año de gestión).
e.- Plan de Desarrollo Económico Local
Este plan debe incluir el saneamiento financiero, el mejoramiento de la prestación de servicios, como base para iniciar el proceso de modernización de la gestión pero, de manera especial, fortalecer la promoción del desarrollo económico local.
f.- Otros Instrumentos
Entre los instrumentos tradicionales tenemos los siguientes que pese a no haber sido actualizados y resultan anacrónicos, están legalmente vigentes y deben desarrollarse.
En cualquier caso tienen utilidad para el ordenamiento institucional.
INSTRUMENTOS DE GESTION INSTITUCIONAL
La gestión local ha sido incluida gradualmente en dos sistemas de gestión pública relativamente vigentes, los cuales junto con los existentes para la administración pública ordenan la administración financiera y las inversiones públicas.
Estos sistemas son:
- El Sistema Integrado de Administración Pública – SIAF
- Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones – Invierte.pe
Otros instrumentos de gestión tienen la finalidad de ordenar el frente interno de la Municipalidad y deben ser cuidadosamente observados tanto por las autoridades y los funcionarios municipales.
- Los principales instrumentos de gestión municipal son:
- Plan de Desarrollo Institucional Municipal
- Plan Operativo Institucional – POI
- Reglamento Interno del Concejo – RIC
- Reglamento de Organización y Funciones – ROF
- Manual de Organización y Funciones – MOF
- Cuadro de Asignación de Personal – CAP
- Presupuesto Analítico de Personal – PAP
- Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA
- Plan de Desarrollo de Capacidades
- Manuales de Procedimientos Internos
- Manejo de Caja Chica
- Para la toma de inventarios
- Para la calificación de multas
- Para el manejo de programas y proyectos
- Reglamento Interno de la Policía Municipal
- Margesí de Bienes Municipales.
a.- Plan de desarrollo Institucional Municipal
Es parte de la reestructuración organizacional, con el propósito que la estructura orgánica tenga correspondencia con el Plan de Gobierno. Si éste, se hace después de los tres primeros meses, se pierde el paso y la inercia anterior de la organización se consolidará.
b.- Reglamento Interno de Concejo (RIC)
Este documento constituye las reglas de juego de los miembros del Concejo Municipal y deberá ser reformado y contener las atribuciones y funciones de los miembros del Concejo, del Alcalde y de los Regidores, así como debe incluir el reglamento de las Comisiones de los Regidores. La determinación de las comisiones de Regidores se realizará en base a los objetivos institucionales, que deben guardar relación con la estructura organizativa municipal.
c.- Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF)
Una vez realizado el diagnóstico básico de la organización municipal, se evaluará la necesidad de realizar una reorganización municipal, de ser necesario este proceso deberá ser iniciado durante esta etapa.
El reglamento recogerá la estructura orgánica de la Municipalidad, adecuada a las circunstancias y las propuestas del gobierno municipal. El ROF es un instrumento que expresa cómo se debe organizar la Municipalidad, describiendo la estructura hasta el nivel de órganos.
d.- Manual de Organización de Funciones (MOF)
Corresponde elaborar un manual por cada oficina, sin embargo algunos consultores prefieren desarrollar un manual para toda la organización municipal. Los Manuales de Organización y Funciones (MOF) desarrollarán las funciones hasta el nivel de cargo.
e.- Cuadro de Asignación de Personal (CAP)
Documento que ordena las necesidades de cargos (puestos de trabajo) que una entidad requiere para funcionar adecuadamente durante un determinado período. El CAP debe establecer la necesidad teórica de puestos de trabajo para cada área y los que son ocupados realmente.
f.- Presupuesto Analítico de Personal (PAP)
Son documentos en los cuales se considera el presupuesto para los servicios específicos de personal permanente y del eventual, en función de la disponibilidad presupuestal y el cumplimiento de las metas de los sub-programas, acciones y/o proyectos de cada programa presupuestario. Este instrumento es muy útil en la etapa de la formulación de presupuesto.
g.- Texto Único de Procedimiento Administrativos (TUPA)
En este documento se especifican todos los procedimientos administrativos o trámites establecidos por la gestión municipal. En él se detalla el tiempo de duración, las oficinas o dependencias que intervienen, los derechos que irroga cada uno de ellos y los requisitos para el trámite. El TUPA se aprueba una vez al año y se publica para que entre en vigencia y para el conocimiento de los vecinos.
h.- Formar Comité del Vaso de Leche
Leer la Ley N° 27470 publicada el 3 de junio del 2001 y sujetarse a ella. Exigir el reglamento de organización y funciones y aprobarlo en Concejo. Proponer que el Concejo nombre un Regidor veedor de las sesiones del comité, de preferencia un Regidor de oposición.
i.- Proponer un nuevo Registro Público de Proveedores
Si bien debe entregarse el beneficio de la duda a la gestión anterior, es mejor convocar públicamente, a todos los proveedores, para que se inscriban o realicen una reinscripción que amplíe el número de postores. Este acto da confianza a los proveedores locales y permite recaudar un poco de fondos.
j.- Formar Comité de Adquisiciones
De acuerdo al Manual de organización y Funciones, seleccionar un comité que esté, por los menos, conformado por el Gerente Municipal, el Jefe de Abastecimientos, el Jefe de la Oficina de Obras o Ingeniería, por el Contador General, o Tesorero, en Municipalidades de servicio externo.
Deben de sesionar bajo la presencia de uno o máximo dos Regidores, debidamente autorizados para estos efectos mediante acuerdo de consejo, en calidad de veedores delegados al acto, al igual que el auditor interno, quienes firmarán las actas sólo en calidad de observadores, pudiendo incluir anotaciones que consideren pertinentes.
Los proveedores asistentes deberán ser incluidos en el acta, y de ser posible exigir la firma de todos ellos al finalizar el acto. Todos sin excepción deberán ser convocados por el jefe de abastecimientos por escrito con cargo firmado, tres días antes del acto como mínimo. La presencia de un notario o de fiscal de prevención del delito es aconsejable.
Hector Vladimir Huaripuma Vargas
Docente del Instituto Paccelly
Completa el siguiente cuestionario para medir tu capacidad de comprensión lectora y subir algunos puntos en la Asignatura del profesor Hector
